Leistungen & FAQs

YOUR Property is OUR Mission

Ganz salopp gesagt: wir kümmern uns für Sie um Ihre Immobilie.

Eine Immobilie ist keine leichtfertige Anschaffung und soll wertgeschätzt werden. Der Aufwand wird dennoch oftmals unterschätzt, denn Immobilien erfordern viel Aufmerksamkeit; die Betreuung setzt fundiertes Fachwissen voraus, um betriebswirtschaftliche, technische, rechtliche und organisatorische Aufgaben erfolgreich ausführen zu können. Unser Augenmerk liegt vor allem auf das frühzeitige Erkennen und somit die rechtzeitige Beseitigung von Konflikten. Sei es als neutrale Partei, die die Wünsche aller einzelnen Wohnungseigentümer* mit einer Win-Win-Lösung in Einklang bringt oder als Vertreterin des Eigentümers, die dessen Interessen gegenüber den Mietpersonen diplomatisch geltend macht.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf unserer Webseite ausschließlich die männliche Form verwendet. Sie bezieht sich auf Personen allerlei Geschlechts.

Die Chemie muss stimmen

Es muss und kann nicht mit jedem klappen. Und das ist ok. Das gilt für jede Partnerschaft. Vor allem in dem Verhältnis zwischen Eigentümer und Verwaltung muss eine gegenseitige Wertschätzung bestehen. Keiner darf das Gefühl haben, dass er den Kürzeren zieht. Die Herausforderung besteht darin, noch vor die Partnerschaft bzw. das Vertragsverhältnis eingegangen wird, herauszufinden, wie der andere tickt und ob man damit leben kann. Die Partnerschaft soll keine Belastung darstellen und darf sogar Spaß machen.

Damit Sie schon mal im Wesentlichen wissen, was Sie mit uns haben, hier die FAQs - Frequently Asked Questions:

Mit welcher Hausverwaltersoftware wird gearbeitet?

Bisher haben wir mit der HausSoft aus dem Hause GFAD Softwarehaus GmbH gearbeitet, sind jedoch ab dem 01.01.2022 auf Immoware24 umgestiegen – unserer Meinung nach, eine innovativere professionelle Verwaltungssoftware. Zudem erhalten unsere Kunden den Zugang zu unserem Kundenportal von ETG24, in dem z.B. alle Objektunterlagen und Abrechnungen zentral und jederzeit abrufbar verfügbar sind. Über das Kundenportal sind auch aktuelle Vorgänge wie z.B. gemeldete Störungen oder der Status eines Projektes einsehbar. Ein sehr nützliches Tool für Eigentümer, Mieter und die Verwaltung.

Wie ist die Erreichbarkeit des Verwalters?

Wir haben feste Sprechzeiten montags von 9-13 Uhr und donnerstags von 13-16 Uhr. Allerdings gelten die Sprechzeiten in der Regel nur für Mieter. Eigentümer erhalten die direkte Durchwahl oder auch Handynummer ihres Verwalters, der grundsätzlich zu den Bürozeiten erreichbar ist oder bei Hinterlassung einer Nachricht zurückruft. Emails werden grundsätzlich innerhalb von 24 Std. (Werktage) beantwortet – auch wenn es nur eine kurze Info ist, dass wir uns kümmern oder etwas Zeit benötigen.

Gibt es eine 24-Stunden-Notfalltelefonnummer?

Normalerweise, nein. Jedes Haus sollte mit einem Schaukasten ausgestattet sein, in dem die wichtigen Daten für Havariefälle zu finden sind, sodass sich die Bewohner des Hauses direkt bei der geeigneten Stelle melden können. Diese Daten finden sich ebenfalls im Kundenportal wieder. Bei einigen speziellen Objekten, wie z.B. Hotels, wird im Rahmen des Haustechnikerbetreuungsvertrages die 24-Stunden-Bereitschaft für Notfälle gegen eine Zusatzvergütung vereinbart.

Kann die Verwaltung auf Englisch kommunizieren?

Ja. Unser Team besteht aus englischen und deutschen Muttersprachlern, sodass wir problemlos in Wort und Schrift verhandlungssicher auch auf Englisch kommunizieren können.

Gibt es Rahmenverträge seitens der Hausverwaltung, von denen die Eigentümer profitieren könnten?

Wir arbeiten im Energiebereich aktuell mit unserem zuverlässigen Partner, RhönEnergie Fulda (Strom und Erdgas), zusammen. Aber nicht alle der von uns verwalteten Objekte sind hier mit eingebunden. Wir suchen die bestmöglichen Konditionen für Sie heraus. Bei manchen Objekten kommt ein Energiemakler wie Wattline oder Green Aktiv ins Spiel und bündelt den Bedarf. Er schreibt diesen jährlich neu aus und der günstigste Anbieter erhält den Zuschlag. Die Verträge werden jedes Jahr oder in einem anderen festgelegten Turnus neu ausgestellt und laufen für jedes Objekt einzeln. Sie sind also nicht von der Hausverwaltung abhängig (z.B. nach einem Verwaltungswechsel).

In Sachen Versicherungen arbeiten wir mit der VDIV Incon zusammen, mit der wir bisher sehr gute Erfahrungen gemacht haben. Die Berater sind sehr kompetent, gut erreichbar und sehr gut organisiert. Es kommt natürlich auch vor, dass wir von anderen Versicherungsmaklern ebenfalls gute Angebote erhalten und wählen, in Absprache mit dem Eigentümer, selbstverständlich das beste Preis-/Leistungsverhältnis.

In Summe: ein Netzwerk für gute Beratung ist vorhanden, aber eine Kooperation mit den vorhandenen Partnern ist nicht zwingend vorgeschrieben.

Verfügt die Verwaltung über „eigene" Handwerker?

Ja. In unserem kleinen Team haben wir tatsächlich zwei eigene Handwerker (Ausbildung Heizung/Sanitär und Elektrik) eingestellt, die uns ermöglichen vor allem die kleineren Arbeiten zügiger und kostengünstiger erledigen zu können. Auch unsere anderen Haustechniker haben jeweils unterschiedliche Talente, Erfahrungen und Interessen, sodass sich unser Team sehr gut ergänzt. Selbstverständlich arbeiten wir seit Jahren ebenfalls mit einer Vielzahl von zuverlässigen Fremdfirmen zusammen, allerdings hat sich die Vorlaufzeit aufgrund der hohen Nachfrage bei diesen leider verlängert. Mit den eigenen Handwerkern können wir um einiges flexibler handeln.

Werden für Verwaltungsaufgaben Subunternehmer beschäftigt?

Nein. Die Verwaltung ist die Tätigkeit, für die Sie uns ausgewählt haben und soll somit auch von uns erbracht werden. Im Rahmen unserer Tätigkeit vergeben wir jedoch diverse Aufträge an dritte Dienstleistungsfirmen, wie z.B. für Hausreinigungs- und/oder Hauswartleistungen, steuerliche und/oder rechtliche Beratung, Ingenieur- und/oder Architektenleistungen, etc. Alles jedoch in Absprache mit Ihnen. Wir empfehlen, Sie entscheiden.

Mit welcher Bank arbeitet die Verwaltung?

Mit der Deutschen Kreditbank AG (DKB), die bisher noch kostenlose Verwalterkonten anbietet. Selbstverständlich ist es bei bestehenden Darlehen, und Bankvorgaben im Zusammenhang mit diesen, auch möglich, dass Sie uns für die gewünschte Bank eine Vollmacht erteilen, sodass wir unseren ordnungsgemäßen Tätigkeiten nachkommen können.

Wie hoch ist die Verwaltervergütung?

Die Höhe der Verwaltervergütung hängt natürlich davon ab, welche Art der Verwaltung (WEG oder Mietverwaltung, mit oder ohne Gewerbe) benötigt wird, wie viele Einheiten zu verwalten sind und wie hoch z.B. der Instandhaltungs- oder Reparaturrückstau und insbesondere bei einer WEG, wie das Verhältnis zwischen den Eigentümern bzw. auch wo der Wohnort (z.B. Ausland) der einzelnen Eigentümer ist. In der Regel befinden sich unsere Preise bei ca. 35 EUR netto pro Einheit bzw. 5-6% der Nettokaltmiete. Wir bewerten den Aufwand stets individuell, um eine faire Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Zählt die Vermietung von leeren Einheiten zu den inbegriffenen Verwaltungsaufgaben?

Nein. Je nach Objektart, kann eine Vermietung viel Zeitaufwand in Anspruch nehmen. Gerne können wir Ihnen für die Vermietung einen Partner aus unserem Netzwerk empfehlen oder auch selber zum Stundennachweis für Sie unterstützend tätig werden.

Wie erfolgt die Vergütung aufwendiger Baumaßnahmen/größerer Instandsetzungen?

Übernimmt der Verwalter die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen (etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Abnahme der Arbeiten, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen), liegt grundsätzlich eine Zusatzleistung vor. Je nachdem welche zusätzliche Betreuung durch uns notwendig ist, wird entweder ein fixer Betrag oder auch die Abrechnung zum Stundennachweis vereinbart.

Ist die Verwaltung offen für Anregungen und Kritik?

Für Lob natürlich auch, aber ja, wir können problemlos damit umgehen bzw. sind dafür sogar dankbar. Man lernt nie aus und kann sich nur verbessern, wenn man weiß, wo verbessert werden muss. Für konstruktive Kritik sind wir immer offen.

Ist das Fachwissen der Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand?

Ja, denn die Mitarbeiter werden regelmäßig in diversen Fachseminaren geschult und zeigen auch privat Interesse an Verwaltungsthemen. Eines ist sicher. Nichts ist so stetig wie der Wandel, wie z.B. die WEG Novelle aus Dezember 2020 zeigt... Vor allem bei den komplexen Themen und Rechtsprechungen im Bereich Immobilienverwaltung gibt es immer wieder wichtige Änderungen mit manchmal sehr großen Auswirkungen. Vor allem Berlin nimmt gerne auch mal eine Sonderposition ein, wie z.B. mit dem Mietendeckel, der für viel Durcheinander und Unsicherheit bei allen Beteiligten gesorgt hat. Auch Umwandlungsverbote und der Milieuschutz sind Themen, mit denen wir uns regelmäßig befassen und die für Eigentümer in Berlin sehr wichtig sein könnten.

Wie weit ist das Unternehmen in Sachen Digitalisierung?

Mit dem Thema Digitalisierung (papierloses Büro) beschäftigen wir uns (zugegebenermaßen) intensiver erst seit ungefähr zwei Jahren. Der Anfang war wichtig, um uns erstmal ein Bild machen zu können, welche Investitionen in der Hard- und Software notwendig wären. Bisher zählten unsere Kunden zu denen, die mit weniger Technik zufrieden sind, allerdings haben uns vor allem die Ereignisse um Corona gezeigt, dass die Digitalisierung bestimmter Bereiche sinnvoll ist, um flexibler arbeiten zu können. So haben wir uns vorsichtig an das Thema und die Umsetzung herangetastet und sind gut dabei den Spagat zwischen Tradition und Fortentwicklung ohne große Hürden zu meistern.

Wie bereits unter dem Punkt Software kurz angesprochen, haben wir mit ETG24 einen wichtigen Schritt umgesetzt und können nun unseren Eigentümern und Mietern über dieses Immobilienverwaltungsportal alle wichtigen (und auch weniger wichtige) Daten und Unterlagen online, und somit jederzeit griffbereit, zur Verfügung stellen. So können z.B. die Belege für Abrechnungen selbständig geprüft werden oder auch Anfragen und Meldungen direkt über das Portal erfolgen.

Die „hybride“ Eigentümerversammlung (Mischung aus Präsenz- und Online-/Digitalveranstaltung) konnten wir auch schon im kleinen Rahmen erfolgreich durchführen.

Zudem kommen immer wieder neue tolle und innovative Produkte auf den Markt, die wir uns gerne anschauen, um unsere Zusammenarbeit mit Ihnen stetig verbessern zu können. Wir sind auf jeden Fall auf dem richtigen Weg.

Bei weiteren Fragen sprechen Sie uns gerne direkt an.